Como controlar os gastos com telefonia da sua empresa

Você sabe quanto sua empresa gasta com telefonia e o que está incluído nesse valor? Além da mensalidade, a conta pode envolver chamadas excedentes, serviços adicionais, manutenção de equipamentos e linhas que já não são utilizadas.

Para controlar os gastos com telefonia, é preciso conhecer o consumo, revisar os contratos e acompanhar o uso por departamento. Com essas informações, fica mais fácil identificar desperdícios e escolher uma solução compatível com a operação.

Veja como organizar esse controle e reduzir custos sem prejudicar o atendimento aos clientes.

1. Organize todos os custos de telefonia

O primeiro passo é reunir as faturas e os contratos dos últimos meses. Analisar apenas a conta mais recente pode esconder variações de consumo, cobranças recorrentes ou despesas pontuais.

Registre os valores em uma planilha ou no sistema de gestão financeira da empresa. Separe os custos fixos, como mensalidades e licenças, dos variáveis, como ligações cobradas por consumo e excedentes.

Nesse levantamento, inclua:

• Mensalidades de planos, linhas e ramais.
• Tarifas de chamadas e cobranças fora do pacote.
• Serviços adicionais contratados.
• Aluguel ou compra de equipamentos.
• Manutenção da estrutura de telefonia.
• Taxas de instalação e outras despesas eventuais.

O valor da fatura nem sempre representa todo o custo da telefonia. Equipamentos e suporte, por exemplo, podem ser pagos separadamente e também precisam entrar na análise.

Identifique serviços sem uso e cobranças inesperadas

Confira se todas as linhas e funcionalidades contratadas ainda são necessárias. Mudanças na equipe, encerramento de unidades e alterações na rotina podem deixar serviços ativos sem utilização.

Compare também os valores cobrados com as condições do contrato. Se houver divergências, solicite esclarecimentos à operadora antes de considerar aquela despesa parte normal do orçamento.

2. Entenda o consumo de cada departamento

Uma conta consolidada mostra quanto a empresa paga, mas não explica como esse gasto se distribui. Para encontrar oportunidades de economia, acompanhe o uso por setor, unidade ou ramal, conforme os relatórios disponíveis.

Observe o volume de ligações, a duração das chamadas, os destinos mais frequentes e os horários de maior movimento.

Uma equipe comercial pode precisar realizar muitas chamadas diariamente. Já um setor administrativo pode ter um consumo menor. Tratar os dois perfis da mesma forma pode levar à contratação de recursos insuficientes para uma área e excessivos para outra.

Avalie os gastos de acordo com a função da equipe

Um departamento com maior consumo não está necessariamente desperdiçando recursos. O volume de chamadas deve ser analisado junto às necessidades e aos resultados da operação.

No atendimento, por exemplo, ligações repetidas sobre o mesmo problema podem indicar dificuldade de resolução. Na área comercial, o aumento do consumo pode acompanhar uma campanha ou a expansão da equipe.

Antes de estabelecer limites, procure entender o motivo da despesa. Assim, os ajustes ajudam a operação sem comprometer atividades importantes.

3. Revise o plano e as condições do contrato

Depois de conhecer o consumo, verifique se o plano contratado ainda faz sentido para a empresa.

Pacotes maiores do que o necessário podem gerar despesas recorrentes com recursos ociosos. Por outro lado, uma franquia insuficiente pode resultar em cobranças frequentes de excedentes.

Ao avaliar o contrato, confira:

• Quais tipos de chamadas estão incluídos.
• Como funciona a cobrança do consumo excedente.
• Se existem diferenças de tarifa por destino.
• Quais serviços são cobrados separadamente.
• Quais são as condições de reajuste, fidelidade e cancelamento.
• Como o custo muda quando a empresa adiciona ou remove usuários.

Compare as propostas pelo custo total para o seu perfil de uso, e não apenas pela mensalidade anunciada. Um plano aparentemente mais barato pode ficar mais caro quando os serviços necessários são incluídos.

4. Avalie a telefonia em nuvem

A telefonia em nuvem pode ajudar a reduzir a dependência de uma central telefônica física instalada na empresa e facilitar a gestão de ramais.

Soluções como o PABX Virtual utilizam a tecnologia VoIP, que permite transmitir voz por redes IP, como a internet. Conforme a configuração contratada, os usuários podem fazer e receber chamadas por telefones IP ou aplicativos compatíveis em computadores e celulares.

Isso pode simplificar a comunicação entre equipes presenciais e remotas, além de facilitar ajustes quando a operação cresce ou muda de formato.

Onde a telefonia em nuvem pode gerar economia?

A redução de custos pode vir de diferentes pontos:

• Menor necessidade de manter uma central telefônica física no local.
• Ajuste da quantidade de ramais conforme a demanda.
• Possibilidade de utilizar dispositivos compatíveis já disponíveis.
• Centralização da gestão de equipes e unidades.
• Condições de chamadas mais adequadas ao perfil de consumo.

A economia depende da estrutura atual, do contrato escolhido e das necessidades da empresa. Por isso, não existe um percentual de redução que se aplique a todos os negócios.

O que considerar antes de migrar?

A telefonia em nuvem exige uma conexão adequada e uma rede preparada para o tráfego de voz. Dependendo do cenário, também pode ser necessário investir em headsets, aparelhos compatíveis ou melhorias na infraestrutura.

Inclua na comparação os custos de implantação, suporte, licenças e eventuais adaptações. Verifique ainda as condições de portabilidade dos números e planeje a transição para reduzir interrupções no atendimento.

A migração deve ser avaliada pelo conjunto: custo, qualidade das chamadas, continuidade da operação e facilidade de gestão.

5. Melhore os processos de atendimento

Controlar os gastos com telefonia também passa pela forma como as chamadas são conduzidas.

Transferências desnecessárias, direcionamento incorreto e contatos repetidos podem consumir tempo da equipe e gerar retrabalho. Antes de cobrar ligações mais curtas, identifique o que impede a resolução das solicitações.

Algumas medidas ajudam a organizar a rotina:

• Definir quais assuntos cada setor atende.
• Manter as informações necessárias acessíveis à equipe.
• Revisar menus e regras de encaminhamento de chamadas.
• Orientar os profissionais sobre procedimentos recorrentes.
• Investigar os motivos de contatos repetidos.

Quando disponíveis e utilizados com os cuidados de privacidade aplicáveis, relatórios e gravações podem apoiar a identificação de falhas e o treinamento da equipe.

A meta deve ser resolver melhor cada contato. Reduzir a duração de uma ligação sem solucionar a demanda pode fazer o cliente ligar novamente e aumentar o trabalho.

6. Acompanhe os gastos todos os meses

O controle de custos precisa continuar depois da revisão do contrato ou da mudança de tecnologia. Sem acompanhamento, novos desperdícios podem passar despercebidos.

Defina um responsável pela análise mensal e compare os valores com o histórico de consumo. Considere também mudanças na quantidade de funcionários, no volume de atendimentos e nas campanhas comerciais.

Para começar, acompanhe:

• Custo total mensal da telefonia.
• Gastos por departamento ou unidade.
• Volume e duração das chamadas.
• Valores cobrados fora do plano.
• Quantidade de linhas ou ramais sem uso.

Se houver um aumento inesperado, investigue a causa antes de cortar recursos. A diferença pode estar relacionada a maior demanda, mudança de tarifa, cobrança incorreta ou uso inadequado.

Tenha mais previsibilidade nos custos de telefonia

Controlar os gastos com telefonia começa com uma visão clara do que a empresa contrata, utiliza e paga. A partir desse diagnóstico, é possível eliminar serviços desnecessários, adequar o plano e melhorar os processos de atendimento.

A tecnologia pode apoiar esse trabalho, mas a escolha deve considerar as necessidades reais da operação. Uma solução adequada precisa combinar controle de custos, qualidade das chamadas e recursos úteis para a equipe.

Quer avaliar uma nova estrutura de telefonia para o seu negócio? Conheça o PABX Virtual da Evence e converse com a equipe sobre os planos e as funcionalidades disponíveis para a sua empresa.